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Il Sarbanes-Oxley Act

Gli Americani lo abbreviano in Sox, gli auditor interni delle società multinazionali lo chiamano confidenzialmente Sarbox, fingendo una intimità che in realtà non hanno ancora. Il Sarbanes – Oxley Act, firmato dal Presidente Bush nel luglio del 2002 a seguito dello scandalo Enron, impone per le società quotate in borsa negli Stati Uniti l’esistenza di un controllo interno. E’ quindi responsabilità del management aziendale “istituire e mantenere un’adeguata struttura interna di controllo e procedure di reporting”, nonché certificare annualmente – e far certificare da un Revisore esterno -  la loro adeguatezza. Una nota successiva della SEC chiarisce che tale controllo deve garantire una ragionevole affidabilità del reporting finanziario e dei bilanci, secondo i principi contabili generalmente accettati.

Per quanto riguarda i beni aziendali, le procedure devono garantire che

  • le registrazioni contabili riflettano, con ragionevole dettaglio, le transazioni e la disponibilità dei beni,
  • che le transazioni siano registrate in modo da consentire la preparazione dei bilanci secondo i principi contabili generalmente accettati e che le spese siano state effettuate solo dopo aver ricevuto le necessarie autorizzazioni
  • ogni acquisto, uso o cessione non autorizzato dei beni aziendali che ha riflessi bilancistici sia impossibile o tempestivamente individuabile.

I primi rapporti finanziari redatti in conformità alla Sezione 404 dell’atto riguardano – per le Società con una capitalizzazione pari o superiore a 75 milioni di dollari – il periodo fiscale che scade il 15 Novembre 2004 o in data successiva e, per tutte le altre società, il periodo che scade il 15 Luglio 2005 o dopo questa data.

E’ ovvio, quindi, che siano tempi nervosi, anche perché l’atto da’ poche indicazioni su come raggiungere la “compliance” con i requisiti prescritti.

Tra i Clienti di American Appraisal Italia le società multinazionali sono molte e gli incarichi collegati a questa legge iniziano ad essere così numerosi da consentirci di individuare almeno due approcci, in parte condizionati dall’atteggiamento delle Società di Certificazione di Bilancio chiamate ad attestare la validità delle procedure interne. Entrambe le metodologie perseguono comunque il medesimo fine: una riconciliazione precisa tra l’esistenza fisica dei beni e le relative scritture contabili.

Questo obiettivo può essere raggiunto sia partendo da un inventario generale dell’Azienda – o delle categorie di beni ritenute essenziali per il suo corretto funzionamento – ricollegando  successivamente l’esistenza fisica verificata con le diverse registrazioni contabili riconducibili al cespite stesso, sia partendo dalle registrazioni contabili e ricercando i beni ad esse relativi.

Il primo approccio è più standardizzabile, nel senso che non è influenzato dalla tipologia dell’Azienda né dalla sua storia, mentre il secondo è applicabile con successo solo laddove esista una memoria storica – sia tecnica che amministrativa – in grado di indirizzare la ricerca all’interno della struttura operativa dell’impresa. Per contro, il secondo “modus operandi”, quando è applicabile, consente notevoli risparmi di tempo e, conseguentemente, di denaro.

La legge parla di “ragionevole” accuratezza e “ragionevole” è un termine di per se stesso relativo. Per questo, alcune Società hanno introdotto il controllo soltanto per i beni che hanno ancora un residuo da ammortizzare, altre hanno preferito effettuare una verifica a tappeto, altre ancora hanno introdotto cut-off di valore o hanno proceduto alla sola verifica delle categorie più strategiche. In ogni caso, tutte hanno dovuto affrontare una mole non indifferente di lavoro non previsto.

American Appraisal Italia cerca di renderne meno gravoso l’impatto, mettendo in campo la sua struttura del settore “Property Record”, in grado non soltanto di effettuare l’inventario dei beni e la successiva riconciliazione fisico-contabile, ma anche di identificare i processi più strategici, documentarli e stendere le relative procedure di gestione e controllo. Perché, alla fine, la “compliance” non porti soltanto costi, ma anche benefici.

Per quanto riguarda i beni aziendali, le procedure devono garantire che

  • le registrazioni contabili riflettano, con ragionevole dettaglio, le transazioni e la disponibilità dei beni,
  • che le transazioni siano registrate in modo da consentire la preparazione dei bilanci secondo i principi contabili generalmente accettati e che le spese siano state effettuate solo dopo aver ricevuto le necessarie autorizzazioni
  • ogni acquisto, uso o cessione non autorizzato dei beni aziendali che ha riflessi bilancistici sia impossibile o tempestivamente individuabile.

I primi rapporti finanziari redatti in conformità alla Sezione 404 dell’atto riguardano – per le Società con una capitalizzazione pari o superiore a 75 milioni di dollari – il periodo fiscale che scade il 15 Novembre 2004 o in data successiva e, per tutte le altre società, il periodo che scade il 15 Luglio 2005 o dopo questa data.

E’ ovvio, quindi, che siano tempi nervosi, anche perché l’atto da’ poche indicazioni su come raggiungere la “compliance” con i requisiti prescritti.

Tra i Clienti di American Appraisal Italia le società multinazionali sono molte e gli incarichi collegati a questa legge iniziano ad essere così numerosi da consentirci di individuare almeno due approcci, in parte condizionati dall’atteggiamento delle Società di Certificazione di Bilancio chiamate ad attestare la validità delle procedure interne. Entrambe le metodologie perseguono comunque il medesimo fine: una riconciliazione precisa tra l’esistenza fisica dei beni e le relative scritture contabili.

Questo obiettivo può essere raggiunto sia partendo da un inventario generale dell’Azienda – o delle categorie di beni ritenute essenziali per il suo corretto funzionamento – ricollegando  successivamente l’esistenza fisica verificata con le diverse registrazioni contabili riconducibili al cespite stesso, sia partendo dalle registrazioni contabili e ricercando i beni ad esse relativi.

Il primo approccio è più standardizzabile, nel senso che non è influenzato dalla tipologia dell’Azienda né dalla sua storia, mentre il secondo è applicabile con successo solo laddove esista una memoria storica – sia tecnica che amministrativa – in grado di indirizzare la ricerca all’interno della struttura operativa dell’impresa. Per contro, il secondo “modus operandi”, quando è applicabile, consente notevoli risparmi di tempo e, conseguentemente, di denaro.

La legge parla di “ragionevole” accuratezza e “ragionevole” è un termine di per se stesso relativo. Per questo, alcune Società hanno introdotto il controllo soltanto per i beni che hanno ancora un residuo da ammortizzare, altre hanno preferito effettuare una verifica a tappeto, altre ancora hanno introdotto cut-off di valore o hanno proceduto alla sola verifica delle categorie più strategiche. In ogni caso, tutte hanno dovuto affrontare una mole non indifferente di lavoro non previsto.

American Appraisal Italia cerca di renderne meno gravoso l’impatto, mettendo in campo la sua struttura del settore “Property Record”, in grado non soltanto di effettuare l’inventario dei beni e la successiva riconciliazione fisico-contabile, ma anche di identificare i processi più strategici, documentarli e stendere le relative procedure di gestione e controllo. Perché, alla fine, la “compliance” non porti soltanto costi, ma anche benefici.

 

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